Autor Thema: Aufbewahrungsbestimmungen  (Gelesen 8049 mal)

Offline Chillkröte

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Aufbewahrungsbestimmungen
« am: 18. Juni 2014, 18:53:27 Nachmittag »
Hallo,

schön das es Euch gibt und schwups, habe ich auch schon eine Frage:

Wie berechnet man denn die Aufbewahrung einer Akte?

Wenn man z.b. im Februar 2014 die Akte  weglegen soll und in dem Falle die Frist 10 Jahre beträgt, wie ist denn dann die Frist:

a) Frist beginnt mit Ablauf des  Jahres,  in dem die letzte Verfügung (bzw. das weglegen) verfügt wurde, also beginnend am 31.12.2014, 24.00 Uhr =Aufzubewahren bis 2025?? (Quasi ab dem 01.01.2025,00.00 Uhr zu vernichten).

oder

b) Frist berechnet sich ab dem Februar2014, also aufzubewahren bis 2024 ? (das wäre ja dann bis zum 01.01.2024)

Wie wird das bei Euch gehandhabt?

chillkröte

Offline Ringo

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Re: Aufbewahrungsbestimmungen
« Antwort #1 am: 18. Juni 2014, 19:47:03 Nachmittag »
Hi Chillkröte und herzlich Willkommen im Forum!

Gehen wir davon aus, dass das "Weglegen" der Akte im Jahrr 2014 verfügt wird (egal in welchem Monat), so notiere ich auf dem Aktendeckel unter dem Punkt "wegelegt" das Jahr 2014. In Zivilsachen müssen die Akten 5 Jahre aufbewahrt werden, also trage ich dann "2019" für die Aufbewahrungsfrist auf den Aktendeckel. ein. Somit wissen unsere Wachtmeister das im Jahr 2020 diese Akten zu vernichten sind.

Auszug aus der Aktenordnung von Niedersachsen:

Zitat
§ 3 (6) S. 1 Akto
Auf jedem Aktenstück ist das Jahr der Weglegung und nach Maßgabe der hierüber geltenden
Bestimmungen zu vermerken, ob das Aktenstück dauernd oder bis zu welchem Jahr es aufzubewahren ist.

In einer Zusatzbestimmung heißt es noch:
Zitat
In Ausführung der Weglegungsverfügung vermerkt die Geschäftsstelle das Jahr des Weglegens und
die Dauer der Aufbewahrung auf dem Aktenumschlag, sofern die oder der Bedienstete, die oder der
das Weglegen verfügt hat, den entsprechenden Vermerk auf dem Aktenumschlag nicht bereits
ausgefüllt hat.


Also würde in deinem Fall weggelegt "2014" und aufzubewaren bis "2024" stehen. Ich hoffe, ich konnte etwas helfen.

Achja, die Aktenordnung ist natürlich Ländersache. Also kann es sein, dass es für dein Bundesland eine andere gibt  ;)
« Letzte Änderung: 18. Juni 2014, 19:49:17 Nachmittag von Ringo »
MfG

Offline Chillkröte

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Re: Aufbewahrungsbestimmungen
« Antwort #2 am: 18. Juni 2014, 21:14:57 Nachmittag »
Hi Chillkröte und herzlich Willkommen im Forum!

Gehen wir davon aus, dass das "Weglegen" der Akte im Jahrr 2014 verfügt wird (egal in welchem Monat), so notiere ich auf dem Aktendeckel unter dem Punkt "wegelegt" das Jahr 2014. In Zivilsachen müssen die Akten 5 Jahre aufbewahrt werden, also trage ich dann "2019" für die Aufbewahrungsfrist auf den Aktendeckel. ein. Somit wissen unsere Wachtmeister das im Jahr 2020 diese Akten zu vernichten sind.


Aber genau da liegt doch der Hase begraben oder?
Es heißt ja : Aufzubewahren bis ...somit aufzubewahren bis 2019.Also könnte man doch die Akte ab dem 31.12.2018 vernichten. Weil bis ja bis 2019 ist...??

Das wird bei uns gerade heiß und breit diskutiert !  ::)

Offline Ringo

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Re: Aufbewahrungsbestimmungen
« Antwort #3 am: 19. Juni 2014, 08:37:04 Vormittag »
Moin,

was steht denn genau auf dem Aktendeckel? In Zivilsachen ist das klar geregelt: Aufzubewahren bis ..... (einschließlich).

Da schaue ich jetzt mal rein  ;D

Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Jstizvollzugsbehörden (Hessen)
http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/46036/Behoerden_Aussonderung_Aufbew_Justiz.pdf
« Letzte Änderung: 19. Juni 2014, 19:35:05 Nachmittag von Ringo »
MfG

Offline Ringo

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Re: Aufbewahrungsbestimmungen
« Antwort #4 am: 19. Juni 2014, 20:15:38 Nachmittag »
Folgendes habe ich bezüglich des Fristbeginns gefunden:

Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem das Urteil, der Strafbefehl usw. - bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen - die letzte Entscheidung rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne eine Entscheidung beendet worden, die nach § 7 Abs. 1 AktO der Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist.
(2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tage der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen.


Zitat
Aber genau da liegt doch der Hase begraben oder?
Es heißt ja : Aufzubewahren bis ...somit aufzubewahren bis 2019.Also könnte man doch die Akte ab dem 31.12.2018 vernichten. Weil bis ja bis 2019 ist...??

Steht denn auf dem Aktendeckel "Aufzubewahren bis" ohne das Wort "einschließlich"? Ansonsten bin ich ganz deiner Meinung. Aufzubewahren bis 2019 bedeutet, die Akte kann am 31.12.2018 vernichtet werden. Hast du denn schon neue Erkenntnisse?
« Letzte Änderung: 21. Juni 2014, 10:41:23 Vormittag von Ringo »
MfG